Знайте, как они показывают пример, чтобы повысить продуктивность своей команды.

Как вы, как менеджер, увеличиваете производительность своей команды, не подавляя ее громадой работы? Как масштабировать результаты без масштабирования инвестиций?

Самый простой способ - повысить собственную эффективность как менеджера и лидера. Это означает, что делать больше правильных вещей, чем делать больше правильных вещей. Такой образ мышления передается и вашей команде, и в долгосрочной перспективе дает огромные результаты.

Основываясь на моем собственном опыте работы старшим редактором в крупном издании и моем взаимодействии с десятками менеджеров в качестве консультанта по вопросам управления, я перечислил пять правил ниже. Это призыв к возвращению к основам, шпаргалка по обеспечению постоянной эффективности - или ее удвоения - за три месяца или меньше.

1. Самостоятельный поиск быстрых ответов - лишние вопросы только напрасная трата времени

Если вы ищете быстрый ответ, легко задать вопрос членам команды. Но хорошо ли это для вас и для них? Не обязательно.

Желание менеджеров получить немедленные ответы заставляет людей бросать все, что они делают. Им может потребоваться всего несколько минут, чтобы найти ответы и поделиться ими, но это также влияет на их эффективность по двум причинам.

Во-первых, их уже забитые рабочие конвейеры еще больше забиваются ненужными задачами. Во-вторых, такая многозадачность снижает их продуктивность и концентрацию, поскольку требуется до 25 минут, чтобы наше внимание вернулось к уровням до того, как мы отвлеклись.

Эффективные менеджеры не упрощают жизнь только себе, они также помогают своим командам сосредоточиться на важных задачах. Один из способов сделать это - найти простые ответы самостоятельно, вместо того, чтобы делегировать задачу своей команде. Вы можете глубоко погрузиться в эти ответы, чтобы выяснить для себя основные причины и сравнить свои наблюдения с другими.

2. Задавая вопросы для обучения - простой осмотр никуда не приведет

Одного углубленного изучения отчетов недостаточно, чтобы понять, почему происходят события. Данные помогают понять, что происходит, но чтобы понять настоящие причины, стоящие за ними, нужно задавать правильные вопросы.

Многие менеджеры просматривают данные и задают вопросы для проверки: «Почему вы не достигли своих целей в течение последних двух месяцев? Почему не соблюдается предписанный мной процесс? Это неприемлемо."

Но эффективные менеджеры задают вопросы, которые нужно усвоить: «С какими проблемами вы сталкиваетесь при достижении своих целей? Как мы можем их решить? »

Ваша роль как лидера заключается не в том, чтобы иметь ответы на все вопросы, а в том, чтобы помогать людям находить ответы для себя. Это заставляет их чувствовать себя вовлеченными, энергично преследовать командные цели и вносить значимый вклад.

3. Конкретные запросы - расплывчатые инструкции ведут к доработке

Многие менеджеры дают расплывчатые инструкции при запросе информации, потому что полагают, что люди интуитивно знают, чего они хотят. Это все равно, что ожидать, что ваше свидание будет знать, в какой ресторан вы хотите пойти во время второй встречи.

Отсутствие конкретики в ваших запросах приведет к тому, что люди будут давать вам то, что они думают, что вы хотите. Такое расплывчатое общение также становится частью культуры вашей команды, часто приводя к переделкам и тратя всеобщее время.

Чтобы быть эффективным менеджером, будьте конкретны в своих запросах. Если вы хотите получать отчеты о посещаемости веб-сайта за последние несколько месяцев, укажите, за какие месяцы. Добавьте контекст, чтобы получатели могли понять ваше намерение, предоставить вам правильную информацию и, возможно, также поделиться информацией, о которой вы, возможно, изначально не думали.

Если люди предоставляют вам неправильную или неполную информацию, продолжайте следить, пока не получите то, что вам нужно. При необходимости повторите. В краткосрочной перспективе это может показаться контрпродуктивным, но помогает людям понять вас, согласовать с вашими целями и лучше упорядочить свои мысли в долгосрочной перспективе.

Специфика дает людям силы и ускоряет действия. Для менеджера решающее значение имеет содействие обоим этим аспектам.

Конечно, менеджеры могут вдаваться в мелкие детали и давать инструкции на каждом этапе, что так же неэффективно, как и расплывчатость. Знание, когда говорить, а когда молчать, - это канат, по которому эффективные менеджеры учатся ходить с практикой.

4. Сосредоточьтесь на одном - примите правило 80/20

На большинстве рабочих мест действие важнее мысли. В погоне за немедленными результатами менеджеры меняют тактику без промедления и надеются, что каждое новое действие, программа или прихоть приведут их к спасению.

Но такой способ работы, как сказал Уоррен Баффет, похож на попытку зачать ребенка за один месяц, сделав девять женщин беременными. Чтобы результаты стали заметными, нужно время, терпение и последовательность.

Эффективные менеджеры следуют Правилу 80/20, которое гласит, что 80 процентов результатов дает 20 процентов действий. Они выявляют 20 процентов причин 80 процентов проблем или 20 процентов действий, которые дают (или могут дать) 80 процентов результатов, и внедряют процессы, позволяющие команде выполнять их дисциплинированно.

Придерживаться нескольких задач кажется скучным занятием, но эффективные менеджеры не сбиваются с пути. Со временем люди понимают значение этих действий. Как сказал соучредитель LinkedIn Джефф Вайнер: «Когда вы устаете говорить это, люди начинают это слышать».

Занятость - не знак чести; это признак лени - ленивого мышления и неизбирательных действий. Для реализации стратегии требуется больше усилий, особенно когда результаты не становятся заметными быстро; но это также хорошо окупается в будущем.

5. Продумывайте действия - экономьте время, избегая бесполезных действий.

Склонность к действию также соблазняет руководителей создавать задачи, несмотря на то, что они полностью осознают, что они бесполезны, потому что «в этом нет вреда». Но каждая бесполезная задача вредит команде и организации двумя способами.

Первый - это ресурсы. Когда пять человек тратят час на бесполезную задачу, их почасовая оплата складывается из того, сколько денег потеряла компания.

Во-вторых, когда вы постоянно занимаетесь бесполезной работой, вы никогда не успеваете работать над важными задачами, которые не выполняются. Вы бегаете по кругу вместо того, чтобы двигаться вперед.

Эффективные менеджеры заранее продумывают каждое решение посредством мысленного моделирования, чтобы оценить его влияние. Они исполняют или назначают решения, которые предлагают высокие результаты, откладывая или игнорируя остальные.

Большим признаком смелости, чем броситься в огонь, не подумав дважды, - это дважды подумать и определить правильный огонь, на котором все должны сосредоточиться.

Последние мысли

«Менеджмент во многом подает пример», - писал Питер Друкер. Менеджеры, которые эффективно выполняют свою работу, подают правильный пример своей команде.

Вот пять шагов, которым следуют эффективные лидеры:

  1. Самостоятельно находить быстрые ответы, а не спрашивать у людей ответы, которые можно быстро найти, и увеличивать объем их работы только для того, чтобы облегчить себе жизнь.
  2. Задавать вопросы, чтобы понять причины событий, а не навязывать свои требования другим.
  3. Предлагая конкретные инструкции, а не расплывчатые, которые вызывают переделку и тратят время каждого.
  4. Сосредоточение внимания на нескольких важных решениях, которые приводят к экспоненциальным результатам или предотвращают большинство проблем.
  5. Заблаговременно обдумывая свои решения с помощью ментальных симуляций, чтобы выявить и отложить или игнорировать бесполезные задачи.

Это помогает им сосредоточиться больше на результатах, чем на затратах или количестве работы.