Ключ к пониманию окупаемости каждого корпоративного программного приложения начинается с ваших данных. Каждый раз, когда мы используем корпоративное программное обеспечение, мы собираем информацию о том, как мы используем этот инструмент для выполнения нашей работы. Только представьте, сколько приложений мы используем ежедневно, сколько данных собирается. Эти данные можно использовать, чтобы рассказать нам о том, насколько мы продуктивны и как улучшить свою работу. Это также может помочь нам определить стоимость приобретенных программных инструментов, чтобы в будущем совершать более разумные приобретения. К сожалению, именно с этим сталкиваются многие компании. Когда такой огромный объем данных собирается из такого широкого спектра приложений, как мы собираем эту информацию и превращаем ее в реальную экономию?

5 вопросов, которые нужно задать себе, чтобы управлять своими данными

1. Где ваши данные?

Когда в разных отделах используется несколько приложений, знаете ли вы, где хранятся данные? Если вы знаете, где она хранится, находится ли она в одном доступном месте, где отдельные записи легко найти и запросить? Прежде чем вы начнете анализировать свои данные, должна быть установлена ​​система управления. Эта система должна упростить доступ и запрос данных как для пользователей, так и для программного обеспечения для составления отчетов. Это включает в себя подключение систем, чтобы собранные данные автоматически сохранялись в мастер-файле, что упрощает устранение дубликатов записей и дает вам полную картину внутренней работы вашей компании. Использование программного обеспечения рабочего процесса для создания полностью интегрированной экосистемы, которая фильтрует и хранит данные из нескольких приложений, является хорошим началом.

2. Что вы надеетесь узнать из ваших данных?

Теперь, когда существуют программные инструменты, позволяющие не только выполнять, но и контролировать практически любую вообразимую задачу, важно знать, как можно использовать данные для изучения внутренней работы вашей компании. Тем не менее, вам нужно иметь хорошее представление о том, что вы хотите знать о своей компании, прежде чем вы сможете начать анализировать свои данные. Вы хотите сократить расходы? Хотите найти способы повысить производительность? Только когда вы узнаете, что именно вы хотите измерить, вы можете начать анализировать свои данные.

Начать стоит с определения наиболее эффективных показателей и ключевых показателей эффективности для вашей компании. Затем посмотрите, какие факторы влияют на выбранные вами показатели и ключевые показатели эффективности. Например, если вы измеряете эффективность сотрудников, вам нужно взглянуть на несколько вещей. Например, сколько времени требуется каждому сотруднику для выполнения своих задач и как ваша компания тратит деньги на выполнение этих задач. Таким образом, собранные данные, наконец, будут иметь логическую связь между записями, даже если записи поступают из разных источников. Тогда у вас будет основа для определения того, какие данные важны.

3. Вам нужны все ваши данные?

В эпоху больших данных приложения собирают информацию обо всем и обо всем. Большая часть этой информации — просто беспорядок, который занимает драгоценное место для хранения. Это также создает барьер для любых идей, которые могут быть получены из данных. Второй шаг после того, как выяснится, какие данные важны для вас, — избавиться от любых неважных данных. Очистка ваших данных упрощает процесс хранения и анализа с ощутимым преимуществом в виде сокращения места для хранения.

4. Как вы можете использовать данные в интересах своей компании?

Теперь, когда у вас есть данные, необходимые для измерения эффективности вашей компании, вы можете использовать эти данные для внесения реальных улучшений. Однако какие инструменты у вас есть под рукой для анализа данных и получения результатов? Знаете ли вы, дают ли эти инструменты надежные и точные отчеты?

Еще один ключ к освоению ваших данных — наличие инструмента управления данными, который дает вам желаемые результаты с минимальными хлопотами. Прежде чем выбрать платформу управления данными, выясните, какие диаграммы и отчеты вам нужны для быстрого принятия обоснованных решений. Затем вам нужно найти платформу управления данными, которая может предоставлять эти отчеты с наименьшими усилиями. Многие инструменты управления данными предназначены для конкретной отрасли, поэтому поиск специализированной платформы для вашей отрасли — хорошее начало.

5. Как вы поддерживаете и храните свои данные?

Осмысление ваших данных не прекращается после того, как данные проанализированы. Поскольку приложения постоянно собирают данные, вы также должны постоянно обрабатывать и уточнять всю эту входящую информацию. Настоящий вопрос здесь заключается в следующем: как вы постоянно поддерживаете свои данные, не тратя на это все свое время?

Как указывалось ранее, основной проблемой является огромное количество приложений, используемых ежедневно. Хотя поиск центрального места для хранения данных решает часть проблемы, он по-прежнему мало что дает для категоризации и обработки всех этих данных, чтобы у вас было только то, что вам нужно. Вот почему выгодно иметь платформу автоматизации рабочих процессов, которая поможет вам автоматически управлять этими данными, чтобы вы могли сосредоточиться на более важных задачах.

Что делает программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, так это управляет всеми различными приложениями, которые нужны вашей компании на ежедневной основе. Вы можете не только автоматизировать свои бизнес-процессы, используя функциональность всех программных инструментов, используемых в компании, но и автоматически сортировать все данные в момент ввода любой информации в систему. Таким образом, инструмент автоматизации рабочего процесса классифицирует данные и сокращает их перед сохранением. Затем, после сохранения, он готов к работе с любым инструментом управления данными.

Что на вынос?

Задавая себе эти вопросы, сталкиваясь с собственной горой данных, вы будете готовы преобразовать необработанные данные в реальную ценность. Все, что вам остается, — это убедиться, что вы вооружились правильными инструментами, чтобы свести к минимуму работу, необходимую для анализа данных, и максимизировать преимущества для вашей компании. Начните осваивать свои данные, узнав больше об автоматизации рабочих процессов на www.processmaker.com.