30 минут, чтобы построить доверие, связь и согласование

Хорошие лидеры понимают ценность хороших встреч. Эффективные встречи. Продуктивные встречи.

Чтобы использовать сообщение.

Для связи с войсками.

Но один из замечательных инструментов для повышения эффективности лидерства, встречи 1 на 1, часто настолько плохо организованы, что мы их боимся, мы находим причины отменить их или вообще прекращаем их проводить.

Они не всегда продуктивны.

Они съедают драгоценное время.

Но…

Если все сделано правильно, 1x1 может стать вашим секретным оружием.

Хорошие лидеры понимают это и делают их приоритетом.

Великие лидеры держат их в постоянном совершенствовании и видят результаты.

Повышенное доверие.

Улучшенная связь.

Выравнивание.

Следующие идеи могут помочь руководителям на всех уровнях организации более эффективно проводить встречи один на один.

Встречи, на которые ваши непосредственные подчиненные действительно будут рады попасть.

И вы тоже.

Почему они так важны

Пока вы не оцените потенциальную ценность 1x1, вы не сделаете их приоритетными.

До тех пор, пока ваши непосредственные подчиненные не получат пользу от личных бесед с вами, они не будут взаимодействовать на том уровне, на котором вы хотите.

Опрос, проведенный Gallup, показал, что сотрудники, которые регулярно общаются один на один со своим менеджером, почти в 3 раза более вовлечены, чем те, кто этого не делает.

Все, что дает вам в три раза больше вовлеченности членов вашей команды, должно привлекать ваше внимание.

Встреча 1x1 — это подходящее — и потенциально идеальное — место, где вы можете:

Построение доверия. Доверие необходимо для успешной команды, и самые важные отношения для укрепления доверия устанавливаются между членом команды и его руководителем. Да ты!

Способность устанавливать, растить, расширять и восстанавливать доверие является ключевой профессиональной и личной компетенцией нашего времени. — Стивен Кови

Предоставление отзывов: отправляйте и получайте отзывы в режиме реального времени. Честная и своевременная обратная связь может укрепить доверие и повысить производительность — для вас обоих.

Поощряйте прогресс. Их производительность, ваше лидерство и ваши отношения друг с другом находятся в стадии разработки. Все они постоянно совершенствуются, и все могут извлечь пользу из этих еженедельных занятий.

Перейдите на личности. В основе управления людьми лежат отношения. С людьми. Ваши сотрудники вносят в свою жизнь всего себя, со всем багажом, заботами, мечтами, разочарованиями, проблемами со здоровьем, семейными ситуациями. На свое рабочее место. У них есть уникальные личные потребности. 1x1 должен быть безопасным местом, где они могут поделиться своими потребностями.

Повышение подотчетности. Регулярные индивидуальные встречи дают вам обоим время продемонстрировать подотчетность друг другу посредством практики и повторения. Да, ответственность идет в обе стороны, и вам нужно подражать тому поведению, которое вы ожидаете от других.

Экономьте время. Это убережет вас от прерывания сотен разговоров типа "привет, у вас есть секундочка" в течение года. Это также экономит время на разъяснение сообщений или ожиданий по производительности.

При необходимости скорректируйте курс. Одним из основных положительных результатов 1x1 является синхронизация приоритетов. 1x1 позволяет обсудить любые недоразумения и при необходимости пересмотреть приоритеты.

Ваше мышление имеет ключевое значение

Вы должны быть очень преднамеренными в отношении того, как вы ведете и почему вы делаете то, что делаете. Чтобы проводить 1х1 максимально эффективно, нужно сохранять здоровый настрой.

Вот список перспектив, которые следует учитывать для успешного 1x1.

  • Вы хотите, чтобы ваши непосредственные подчиненные были успешными. 1x1 предназначены для создания выравнивания и помогают им совершенствоваться.
  • Полюбопытствовать. Вы хотите задавать вопросы, а ваш непосредственный подчиненный не чувствует, что его допрашивают. Задавайте вопросы, чтобы понять и узнать.
  • Активно слушайте. Старайтесь постоянно «косить ушами». Слушайте, что они говорят, как они это говорят и что они не говорят. Когда вы не слушаете, вы посылаете сообщение о том, что они не важны и вам на них наплевать. Это пассивно-агрессивная форма неуважения. Ой.
  • Избегайте экспертного режима. Когда уместно, отвечайте на вопросы вопросами. Это может привести к самопознанию вашим непосредственным подчиненным, что поможет им обрести уверенность и стать лидерами.
  • Избегайте обезьяны. Одна из наиболее часто скачиваемых статей Harvard Business Review называется Who’s Got the Monkey. Он описывает эффект бумеранга от делегированных задач, которые в конечном итоге возвращаются к менеджеру/делегату. Остерегайтесь того, чтобы ваши встречи 1x1 превратились в сессию, где вы принимаете решения или берете на себя ответственность за их задачи.
  • Ваш лидерский бренд представлен в полной мере. Вам нужно подражать поведению, которое вы надеетесь увидеть от них. Будьте профессионалом. Будьте чуткими. Примите на себя обязательство выполнять любые обязательства, которые вы берете на себя во время этих сессий. DWYSYGTD — Делай то, что собираешься делать!
  • Формат и основные правила могут быть одинаковыми для каждого из ваших непосредственных подчиненных, но опыт может быть разным в каждом 1x1, в зависимости от обстоятельств, уровня доверия в ваших отношениях и их уникального стиля поведения. Примите разнообразие.
  • Обеспечьте психологическую безопасность. Вам необходимо создать атмосферу, в которой ваш непосредственный подчиненный чувствует себя в безопасности, чтобы быть открытым и честным. Они могут пойти на риск, если это уместно. Вы поощряете и демонстрируете прозрачность, уязвимость и конфиденциальность. Как только они почувствуют себя в безопасности, вы можете предложить им выйти из зоны комфорта, что способствует личностному росту.
  • Быть вовремя. Не отменяйте и не переносите расписание, если это не является чрезвычайным обстоятельством. Каждый раз, когда вы опаздываете или отменяете встречу, вы отправляете сообщение о том, что встречи — и ваш непосредственный подчиненный — не важны. Чувство неуважения может разъесть доверие, которое так важно для лидера и команды.

Вы голосуете за то, что имеет значение, каждый раз, когда вы отменяете или отменяете собрание. — Джейсон Р. Уоллер

  • Держите его свежим. Устаревшие, повторяющиеся разговоры, которые происходят по привычке, тратят время и не продвигают отношения или команду. Попробуйте новые пункты повестки дня, места для встреч или темы, чтобы сохранить свежесть опыта для вас обоих. Попросите друг друга копнуть глубже, чтобы сделать встречи значимыми.

Установите основные правила

Создайте основные правила, которые будут определять, как вы и ваш непосредственный подчиненный будете подходить к встречам один на один. Вот несколько примерных правил:

  • Мы берем на себя взаимные обязательства встретиться, и встречи 1x1 редко, если вообще когда-либо, отменяются или переносятся.
  • Мы будем вести себя профессионально и уважительно. Мы обязуемся действовать, не ныть, не обвинять и не кричать.
  • Мы будем встречаться в течение 30 минут в установленный день и время каждую неделю. (Примечание для менеджера: хотя это предпочтительнее, я также видел успешные одночасовые встречи раз в две недели)
  • Наши встречи будут начинаться вовремя и заканчиваться вовремя. Досрочное окончание — это нормально, но мы оба будем стремиться не выходить за рамки запланированного времени. Это признак взаимного уважения, чтобы прийти, быть готовым и не отнимать время у следующей запланированной встречи или важного рабочего времени.
  • Непосредственный подчиненный устанавливает повестку дня и отправляет письменную копию менеджеру к 17:00. за день до запланированного 1x1.
  • Во время встречи ноутбуки, iPad и телефоны будут вне поля зрения, за исключением случаев, когда это необходимо для обмена информацией во время 1x1 в этот день.
  • Встреча является безопасным местом для обеих сторон, чтобы быть честными и открытыми. Обе стороны предполагают доверие и взаимное уважение и поделятся, если почувствуют, что какое-либо из этих предположений было нарушено.
  • Прямой отчет будет вести 1x1, хотя обе стороны могут участвовать свободно.
  • Обе стороны будут стремиться придерживаться повестки дня и защищаться от расширения масштабов. Мы оба будем работать над тем, чтобы пункты повестки дня не превратились в разглагольствования, бессвязные дискуссии или превратились в решение оперативных вопросов.

Создайте повестку дня

Для каждой встречи необходимо заранее подготовить письменную повестку дня и поделиться ею. Если вы действительно уважаете время друг друга, стоит приложить усилия, чтобы подготовить его, просмотреть и подумать о дальнейшей подготовке до начала встречи. Войдя в комнату и спросив: «Итак, о чем нам сегодня поговорить?» это рецепт потерянного времени для вас обоих.

Ваши планы могут меняться со временем, чтобы соответствовать человеку, обстоятельствам и вашему собственному стилю, но вот несколько предложений (основанных на точке зрения сотрудника/вашего непосредственного подчиненного):

1. Обновление по пунктам действий с последней встречи один на один. Какие шаги вы предприняли?

2. Какие препятствия или барьеры вам необходимо устранить? Где вы застряли или где вы чувствуете, что натыкаетесь на кирпичную стену?

3. Расскажите, что, по вашему мнению, является вашими главными приоритетами на предстоящую неделю в порядке ранжирования. (Примечание для менеджера: это отличная возможность для вас и вашего непосредственного подчиненного синхронизироваться. Задайте вопросы, чтобы понять, почему они расставили приоритеты по пунктам, которые они сделали, — тогда вы можете внести свой вклад, если считаете, что они что-то упустили)

4. Что нужно знать вашему руководителю — о вас, команде или компании? (Примечание для менеджера: не реагируйте и, конечно же, не занимайте оборонительную позицию. Задавайте вопросы, чтобы ясно понять, и благодарите их за их вклад)

5. Что неясно или запутано, что может прояснить ваш начальник? (Примечание для менеджера: здесь могут проявиться искренность и конфиденциальность. Воспользуйтесь возможностью внести ясность и понимание)

6. Чередуйте следующие четыре пункта, чтобы каждый из них рассматривался на одной встрече в месяц.

а. Прогресс в достижении бизнес-целей/показателей/OKR

б. Развивайте навык, который вы пытаетесь развить

в. Продвижение к личной цели

д. Одну вещь, на которую ваш начальник должен обратить ваше внимание (Примечание для руководителя: не реже одного раза в месяц должны быть какие-то наблюдения, обновления или идеи, которыми вы можете поделиться, которые имеют отношение к их работе, их команде или их производительности. Это заставляет их чувствовать себя «своими» и помогает укрепить доверие — потому что вы расширили доверие.

7. Обобщите обязательства и действия, которые необходимо предпринять на этой неделе — по результатам этой встречи — что и когда будет сделано.

Ваше 30-минутное секретное оружие

Когда вы руководитель, вы проводите большие отрезки времени на совещаниях.

Они служат полезной цели, когда сделано хорошо.

Люди ненавидят посещать их, когда они плохо сделаны.

Ваш бренд как лидера зависит от того, насколько хорошо вы проводите встречи всех видов.

Встречи 1x1 часто становятся первыми встречами в расписании руководителя, которые прерываются, переносятся или отменяются.

Руководителям они надоедают, а непосредственные подчиненные их боятся.

Обе стороны испытывают облегчение, когда их не происходит.

И это ошибка. Огромная упущенная возможность.

Если вы намеренно выполните следующие четыре шага, вы увидите значительный сдвиг в том, как вы и члены вашей команды воспринимаете 1x1.

Признайте ценность хорошо организованных 1x1 в построении доверия, связи и согласованности

Развивайте правильное мышление лидера в отношении 1x1

Создайте и придерживайтесь основных правил, которые будут работать для вас обоих.

Иметь повестку дня, которая является последовательной, а также допускает вариации

Эффективные встречи один на один могут стать вашим секретным оружием для создания более сильных команд и повышения производительности.

Для достижения командных целей. Ваши цели.

Помогать членам команды расти и развиваться.

Стать лидером, на которого люди хотят работать.

Через тридцать минут. Или менее.

Следующая запись в блоге будет посвящена совещанию один на один с точки зрения подчиненного. Когда вы оба берете на себя ответственность за создание отличного 1 x 1, происходит волшебство!