Работает и в сценарии удаленной работы
«Большинство совещаний слишком длинные, слишком скучные, слишком непродуктивные — и слишком большая часть корпоративной жизни, чтобы от нее отказаться»
— Лоис Уайз
На работе мы проводим бесчисленное количество часов на совещаниях. Мы обсуждаем чертовски много тем, несколько актуальных и много неактуальных.
Многие из этих встреч продолжаются без конца. И есть встречи, которые короткие, и в конце их нужно получить пункты действий.
С момента начала пандемии, когда работа из дома стала обязательной, время, которое мы проводим на собраниях, резко возросло. Встречи по аудио/видеозвонкам стали единственным способом связи с коллегами.
Чтобы сократить время, которое мы тратим на встречи, и эффективно проводить встречи, мы начали принимать некоторые меры. Вот наиболее значимые из них —
Держите их короткими
«Чем дольше встреча, тем меньше сделано».
— Тим Кук
Всегда устраивайте встречу в определенное время. Были бесконечные встречи, на которых участники обсуждали все и вся. Мы хотели это исправить.
Простое решение — определить, когда заканчивается встреча, и строго ей следовать. Это помогло нам сократить время на собраниях и сосредоточить внимание всех на повестке дня собрания.
Идти с повесткой дня
«У вас есть собрание, чтобы принять решение, а не решить вопрос».
- Билл Гейтс
Это еще одна мера, которую вы должны принять, никогда не посещайте собрание без повестки дня.
Вы не хотите быть частью встречи, которая не приводит к осмысленному заключению. Правильные вопросы — единственный путь к заключению. А для этого вам нужна повестка дня, чтобы обеспечить направление.
Повестка дня приводит встречу к измеримым результатам. И вы не хотели бы присутствовать на встрече, которая не будет иметь результата.
На собраниях должны быть только нужные люди
«На собраниях должно быть как можно меньше людей, но только нужные люди».
— Чарльз В. Шарф
Я видел, как люди приглашали много людей на встречу, не задумываясь о том, кто там должен быть. Если вы не можете внести свой вклад в собрание, сократите его присутствие. И помните, кто нужен на встрече, если вы приглашаете других.
Скажи НЕТ ненужным встречам
«Встречи — это признак плохой организации. Чем меньше встреч, тем лучше».
- Питер Ф. Друкер
Все, что можно обсудить по электронной почте или в чате, не следует брать на встречу.
Несколько раз я посещал собрания, которые вообще не были нужны. Тривиальное дело, которое можно решить по электронной почте или в чате, растягивается до встречи.
Меньше болтай
«Чем меньше люди думают, тем больше они говорят».
— Шарль де Монтескье
Это правда, на протяжении всей моей карьеры я видел людей, которые много говорят. Такие люди вносят меньший вклад и излишне продлевают встречу.
Такие посетители раздражают других и делают окружающую среду токсичной. Когда много говоришь, меньше думаешь. Если вы такой человек, подумайте, а потом говорите. И если у вас есть такие коллеги, вам нужно держать их в теме и избегать ненужных разговоров.
Подведение итогов
Совещания — очень важный аспект, когда дело доходит до работы. Встречи теперь онлайн благодаря пандемии и WFH.
Совещания отнимают у нас много времени. Они съедают время из нашего рабочего времени. Я использую вышеупомянутые меры, чтобы сократить количество собраний и время, которое мы проводим на собраниях.
Надеюсь, вам понравилось это читать. Если вы хотите поддержать меня как писателя и угостить меня чашечкой кофе, рассмотрите возможность подписки стать участником Medium. Всего 5 долларов в месяц, и вы получаете неограниченный доступ к Medium.
