Как предупреждения делают повторяющиеся процессы эффективными?

Давайте на мгновение рассмотрим работу супервайзера на производственном предприятии. И в обязанности этого человека входит следить за указателем температуры в котле и следить за тем, чтобы температура не поднималась выше 300 градусов. Есть два способа выполнить эту работу: первый — постоянно смотреть на датчик и при необходимости вносить необходимые коррективы; и, во-вторых, установить датчик, который может имитировать оператора, когда температура превышает 200 или 250 градусов. Какой вариант эффективнее? Это должен быть вариант 2, верно? Соответствующие оповещения/уведомления помогают разумно выполнять задачи.

Невозможно эффективно управлять удаленными заданиями без уведомлений по электронной почте или в slack, иначе мы пропустим все важные задачи, требующие немедленного внимания. Есть много торговых порталов, которые предупреждают нас, когда желаемый товар продается со скидкой, чтобы мы не упустили возможность купить его. Каждый год нас предупреждают о своевременной подаче налогов во избежание штрафов. Окружающий мир значительно упростился благодаря уведомлениям. Это позволяет всем нам уделять внимание срочным задачам в режиме реального времени и эффективно управлять своим временем.

Ключом к успешным бизнес-операциям является разумное управление задачами или приоритетами, чтобы сотрудники не тратили ресурсы на задачи, которые можно автоматизировать.

Уведомления являются одним из таких важных инструментов, которые могут помочь в разумном и эффективном управлении бизнесом. Когда дело доходит до уведомлений, эта цитата Идову Койеникана имеет смысл: «Возможность не тратит время на тех, кто не готов».

Все дело в том, чтобы быть готовым и контролировать при управлении задачами в любом бизнес-процессе. Речь идет о том, чтобы полагаться на интеллектуальные системы, которые отправляют предупреждения, когда необходимы действия, а не требуют тщательного и непрерывного мониторинга.

Роль уведомлений в интеллектуальной обработке документов

В сфере интеллектуальной обработки документов (IDP) после того, как пакет документов поступает в обработку, отслеживать статус каждого документа непросто, потому что очень мало известно о том, что происходит с этими документами. Пока извлечение из всех документов не завершено, управление приоритетной очередью исправлений данных не осуществляется. Это приводит к задержке ответов или действий с вашей стороны и влияет на ваши SLA. С большими объемами это может стать еще сложнее. Вот где оповещения и уведомления становятся мощными инструментами. Когда вы обрабатываете большие объемы данных с помощью интеллектуальной платформы IDP, такой как Infrrd, даже при ежедневной обработке сотен или тысяч документов соответствующие уведомления помогают беспрепятственно расставлять приоритеты и управлять задачами r.

Сообщите мне, когда…

Когда вы отправляете или загружаете документы для обработки, как вы отслеживаете и реагируете на различные состояния, через которые проходит документ? Есть несколько областей, в которых оповещения и уведомления имеют существенное значение.

Давайте взглянем на несколько популярных «Дайте мне знать, когда…»

* Когда поступает документ с определенным значением поля: это уведомление полезно для определения приоритета документов с определенным значением поля. Например, оповещения могут быть очень полезными для уведомления вас в таких ситуациях, как: если вам нужно убедиться, что все счета-фактуры выставлены в течение определенной даты; если дата счета-фактуры старше на три месяца и более; счет нужно исправить и обработать раньше других; или, если вы хотите отдавать приоритет счетам с высокой стоимостью, например, на сумму более миллиона долларов.
* Когда вы видите документ с ключевым словом: это уведомление полезно при определении приоритета документов, в которых упоминаются определенные ключевые слова. Если вы хотите получать уведомления, когда счет для определенного продавца доступен для исправления, вы можете установить уведомление для этого конкретного значения в поле «Имя продавца».
* Когда статус документа изменяется: это важная область, где уведомления становятся важной функцией. Например, в документе, обработанном системой IDP, некоторые поля могут быть извлечены правильно, а для некоторых полей может потребоваться ручное исправление. Таким образом, если вы, как пользователь исправлений, немедленно получаете уведомление о том, что документ готов к рассмотрению, у вас есть возможность исправить его, когда он будет доступен. Таким образом, результаты вывода или исправления доступны для клиентов так быстро, как они могут, вместо того, чтобы ждать, пока все ваши документы будут обработаны, а затем внесены исправления.
* Когда поступает документ от важного клиента: этот тип уведомление является абсолютной необходимостью. Например, если вы имеете дело с важным клиентом и вам необходимо обрабатывать все счета от этого клиента в приоритетном порядке, вы можете просто установить уведомления для определенного значения в поле «Имя клиента» и получать уведомления, когда счет от этого клиента извлекается и нуждается в исправлении.
* Когда документ может нарушить SLA: Еще одна важная область, в которой уведомления приносят большую пользу, — когда документ нарушает SLA. Обычно между партнерами IDP и клиентами существует соглашение относительно времени ручной корректировки. В результате при каждом нарушении SLA бизнес-риски снижаются, поскольку оповещения или уведомления отправляются быстро, что позволяет немедленно принять меры по исправлению положения.

Основные преимущества

Одним из ключевых бизнес-преимуществ настройки уведомлений и предупреждений является повышение эффективности работы. Когда вы получаете уведомления в режиме реального времени или когда что-то меняется в рабочем процессе вашего бизнес-процесса, у вас есть возможность немедленно отреагировать на это.

Кроме того, уведомления обеспечивают гибкость управления макросами, поскольку вам не нужно постоянно сосредотачиваться на рабочем процессе, поскольку уведомления отправляются, если во время обработки документа или в случае какого-либо важного события возникает какая-либо аномалия. Эти уведомления дадут пользователям ценную информацию и позволят им действовать в нужное время, что должно гарантировать компаниям сохранение конкурентоспособности в своем бизнесе.

Как настроить уведомления для Infrrd IDP?

В Infrrd IDP уведомления настраиваются как Бизнес-правила. Бизнес-правила обычно настраиваются пользователем IDP непосредственно из пользовательского интерфейса без внесения каких-либо изменений в код.

На высоком уровне оповещение или уведомление имеют два аспекта:

* Условие: укажите событие, вызывающее оповещение, например изменение статуса документа, изменение значений полей и т. д.
* Действие: укажите действие для уведомления клиентов, например, отправить электронное письмо, отметить документ в коррекция пользовательского интерфейса, отправка ответа и т. д.

Оповещения и уведомления могут помочь вам оптимизировать эффективность вашего бизнеса, позволяя эффективно расставлять приоритеты. Очень важно убедиться, что выбранное вами решение IDP имеет настраиваемые бизнес-правила, чтобы вы могли настроить соответствующие уведомления из пользовательского интерфейса, не завися от вашей технической команды.

Первоначально опубликовано на https://www.infrrd.ai.