Слишком много корпоративных специалистов тратят полезное время на постоянную проверку своей электронной почты. Отправка электронных писем также может занять больше времени, чем это критично. Следите за группой электронной почты и администрированием времени, чтобы сэкономить много времени при работе с электронной почтой.
Помните, что каждое электронное письмо не следует узнавать, когда оно доступно. Для большинства людей проверка корпоративной электронной почты может выполняться трижды в течение дня — при приходе в начале смены, до или после обеда и до обеда. оставив работу на день. Тем не менее, людям, работающим в службе поддержки или помощи, возможно, придется проверять свою электронную почту ежечасно, например, сначала каждый час, а не каждую минуту дня. Устаревшее правило управления временем для ответа на запросы было в течение 24 часов, но с технологическими достижениями прямо сейчас, к концу рабочего дня или каждой рабочей смены также может быть более применимым.
Если на электронное письмо не следует отвечать в тот же день, когда оно было получено, потому что оно требует больше времени на обдумывание, чем может быть уделено ему в данный момент, используйте функцию напоминания или тиклера в системе электронной почты, указывающую крайний срок, поэтому не следует забывать о требовании ответа. Если в электронном письме не указана дата выполнения, спросите об этом или, по крайней мере, сообщите отправителю, как только он, возможно, будет рассчитывать на должным образом продуманный ответ. Кроме того, это может занять немного больше времени заранее при составлении электронных писем, однако это, вероятно, может сэкономить время и путаницу позже, если при отправке корпоративных электронных писем необходимо принять квалифицированный электронный этикет.
Хотя это правда, что нет необходимости подтверждать электронную почту, как обычно, никто не должен переполнять свой почтовый ящик. Полный почтовый ящик рано или поздно требует дополнительного времени для фильтрации. Если электронное письмо требует ответа, не держите людей слишком долго готовыми к решению. Если это не требует ответа, определите, нужно ли придержать электронное письмо или немедленно удалить его. Всегда очищайте папку «Входящие» в конце каждого дня в установленное время. Кроме того, если очистка папки «Корзина» не должна быть организована автоматически, очищайте ее также в конце каждого дня.
При сохранении электронных писем для дальнейшего использования вам обязательно нужно создать папки для их отправки. Наличие папок, созданных для активных инициатив или групп, позволяет быстро получать важные сообщения и пересылать их, когда это необходимо. Обычно легко удалить все эти устаревшие электронные письма, когда задача заполнена или команда распущена, удалив папку. Некоторые инструменты электронной почты позволяют отправлять электронные письма от определенных людей в папку, чтобы выполнять контрольные задачи в течение отведенного времени в течение рабочего дня. Можно не только настраивать папки и отправлять в них электронные письма с информацией об отправителе, но и фильтровать электронные письма в определенные папки, в основном на основе фразы в строке темы.
В качестве окончательного совета по экономии времени, регулярно отправляя массовые электронные письма определенной группе или команде людей, рассмотрите возможность размещения их адресов электронной почты вместе в идентификаторе группы, чтобы ускорить завершение темы «Кому» для исходящих сообщений. Поэтому примените более высокую группу электронной почты и улучшите управление временем при работе с электронной почтой. Не относитесь к тем корпоративным профессионалам, которые тратят полезное время на проверку электронной почты чаще, чем это необходимо.
ПРИМЕЧАНИЯ. Для получения информации об этикете электронной почты см. статью «Поощрение этикета электронной почты — что можно и чего нельзя делать». Дополнительную информацию об идентификаторах групп см. в статье «Рассылка электронных писем быстрее, используя имена групп в качестве адресов».
